HACIENDA especifica como "medio
de prueba", EL CONTROL DE GESTIÓN DE LAS ACTIVIDADES, para garantizar el
cumplimiento de las obligaciones y requisitos de facturación.
La Ley del
IVA, obliga a expedir y entregar FACTURA de todas las operaciones, AJUSTADA a
lo que se determine reglamentariamente. Y es en el Reglamento de Facturación
aprobado por Real
Decreto 1619/2012 , donde se regulan las OBLIGACIONES DE FACTURACIÓN, y
en él, se estableció el mismo tratamiento a las facturas en formato electrónico
y a las factura en papel, siempre y cuando, REFLEJEN LA VERDADERA NATURALEZA DE
LAS OPERACIONES Y GARANTICEN LA AUTENTICIDAD DE SU ORIGEN, LA INTEGRIDAD DE SU
CONTENIDO Y SU LEGIBILIDAD, desde su fecha de expedición y durante todo el
período de conservación.
En el
artículo 8 del citado Reglamento de Facturación, se especifica que LA
AUTENTICIDAD DEL ORIGEN y la INTEGRIDAD DEL CONTENIDO de la factura, en papel o
electrónica, PODRÁN
GARANTIZARSE por cualquier medio de prueba admitido en Derecho, y en
particular, podrán garantizarse mediante LOS CONTROLES DE GESTIÓN USUALES DE LA ACTIVIDAD EMPRESARIAL
O PROFESIONAL del sujeto pasivo. Los referidos controles de gestión deberán permitir
crear una PISTA DE AUDITORÍA fiable que establezca la necesaria
conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que
la misma documenta.
La Consulta Vinculante de Hacienda
V0861-14 dice, que no existe ningún precepto legal ni
reglamentario que defina qué se entiende por controles de Gestión usuales o
Pista de Auditoría fiable. Sin embargo, existen unas NOTAS EXPLICATIVAS de las
normas de facturación relativas al Impuesto sobre el Valor Añadido ANALIZADAS
POR LA COMISIÓN EUROPEA que arrojan cierta luz sobre los conceptos
anteriormente señalados, además, HACIENDA ha colgado en su web INFORMAS DE LA
AEAT.
Respecto a los CONTROLES DE
GESTIÓN, la nota explicativa de la Comisión Europea señala lo siguiente:
«Control
de gestión» es un concepto amplio. Se trata del PROCESO creado, aplicado y mantenido al día por las personas
responsables (dirección, personal y propietarios) PARA OFRECER GARANTÍAS RAZONABLES respecto a los informes de carácter
financiero, contable y reglamentario y al cumplimiento con los requisitos
legales. LOS CONTROLES DE GESTIÓN DEBERÁN ADECUARSE AL TAMAÑO, LA ACTIVIDAD Y
EL TIPO DE SUJETO PASIVO y tener en cuenta el número y el valor de las
operaciones, así como el número y el tipo de proveedores de bienes o
prestadores de servicios y destinatarios.
Un ejemplo de control de
gestión es la verificación
(chequeo trazabilidad) de la correspondencia entre la factura y los
justificantes de la operación (documentos relacionados con la operación). EN EL
CASO DEL PROVEEDOR de los bienes o del prestador de los servicios se podría
verificar la correspondencia de la factura con una orden de compra, los
documentos de transporte y la recepción del pago. EN EL CASO DEL DESTINATARIO, se podría verificar la correspondencia
de la factura con la orden de compra autorizada (aviso de confirmación de
compra), el albarán de entrega, la notificación de pago y de envío. No
obstante, son sólo algunos ejemplos típicos de documentos que pueden estar
disponibles en una empresa; es perfectamente posible verificar la
correspondencia de otros muchos documentos con la factura.
Respecto al concepto de PISTA DE
AUDITORÍA fiable, la nota explicativa de la Comisión Europea señala lo
siguiente:
En el contexto de la
contabilidad, una pista de auditoría puede describirse como el FLUJO DOCUMENTADO DE UNA OPERACIÓN
(trazabilidad) desde que se inicia, siendo un ejemplo de documento fuente
una orden de compra (el pedido), hasta que finaliza, por ejemplo mediante el
registro final en las cuentas anuales, y viceversa, INTERRELACIONANDO LOS DISTINTOS DOCUMENTOS DEL PROCESO (pedido u orden
de compra, documento de transporte, albarán de entrega, orden de cobro,
justificante de cobro bancario...). Una pista de auditoría incluye
documentos fuente, operaciones procesadas y referencias al vínculo entre ambos.
UNA PISTA DE AUDITORÍA PUEDE CONSIDERARSE FIABLE cuando el vínculo entre los justificantes y las operaciones procesadas se puede seguir con facilidad (o sea, se dispone de suficientes detalles para vincular los documentos), se atiene a los procedimientos definidos y refleja los procesos que realmente han ocurrido. Este objetivo se puede alcanzar, por ejemplo, mediante documentos de terceros, tales como extractos de cuenta bancarios, documentos del destinatario o del proveedor de los bienes o prestador de los servicios (documentos de la contraparte) y controles internos, tales como la separación de tareas.
A los efectos del IVA, UNA PISTA DE AUDITORÍA DEBERÁ OFRECER,
con arreglo a lo estipulado en el artículo 233, apartado 1, párrafo segundo, UN
VÍNCULO comprobable entre una factura y la entrega de bienes o prestación de
servicios que permita verificar si la factura correspondiente refleja la
efectiva ejecución de la entrega de bienes o la prestación de servicios.
Al igual que los controles de
gestión, UNA PISTA DE AUDITORÍA FIABLE
DEBERÁ ADECUARSE AL TAMAÑO, LA
ACTIVIDAD Y EL TIPO DEL SUJETO PASIVO y tener en cuenta el número y el
valor de las operaciones, así como el número y el tipo de proveedores de bienes
o prestadores de servicios y destinatarios. Cuando proceda se deberán tener en
cuenta otros factores, como los requisitos en materia de elaboración de
informes financieros.
