¿POR QUÉ ES TAN
IMPORTANTE ADMINISTRAR CORRECTAMENTE LOS INVENTARIOS DE ALMACÉN EN PYMES Y
AUTÓNOMOS?, Y ¿COMO AFECTA A LA VIABILIDAD Y SOSTENIMIENTO DE LA EMPRESA O
NEGOCIO?
Es muy importante, porque afecta directamente a la LIQUIDEZ
"saldos en las cuentas bancarias", a la RENTABILIDAD "beneficio de
una inversión", y al RESULTADO de la Empresa o Negocio "Beneficio o
Pérdida = Ingresos menos los Gastos necesarios para generar los ingresos".
Los PROBLEMAS de "Liquidez,
Rentabilidad y Beneficio", son determinantes
en la viabilidad y sostenimiento a través del tiempo de los Negocios y Actividades. Estos
problemas, surgen por la falta de
planificación dentro del negocio, y esta, NO puede realizarse sin la información adecuada.
La INFORMACIÓN que se
obtiene (MÉTRICAS Y VALORACIONES) a
través de un Sistema de Inventario
Permanente de Almacén es "muy
relevante", porque nos permitirá conocer "de forma real y
mensualmente" datos sobre: Las cantidades en stocks o existencias; Las cantidades
consumidas; La rotación o número de días que permanece un bien en almacén; El
coste medio ponderado de cada bien y su fluctuación mensual; La valoración de
la inversión en existencias; y La valoración de los consumos. Con esta
información, se podrá planificar y tomar
las decisiones que corrijan y solventen los problemas mencionados.
¿QUÉ ES UN SISTEMA DE
INVENTARIO PERMANENTE DE ALMACÉN?
Es un sistema de información, donde se
registran: A) las ENTRADAS de
las compras de materia prima (Empresas
del sector de la Fabricación) o de mercaderías (Empresas del sector de la
Distribución), y B) las SALIDAS por utilización en el proceso productivo (en
el caso de la Materia Prima), o por venta
(en el caso de distribución de Mercaderías), con el objetivo de obtener LAS MÉTRICAS Y VALORACIONES necesarias
"al cierre de cada mes"
¿CUÁLES SON LAS MÉTRICAS
Y VALORACIONES (INFORMACIÓN) QUE SE PUEDEN OBTENER?, ¿PARA QUÉ
SIRVEN? Y ¿CÓMO AFECTAN A LA VIABILIDAD Y SOSTENIMIENTO DE LA EMPRESA O
NEGOCIO?
-Cantidad que se tienen en Stock
o Existencias de cada bien inventariado. Conocer este dato nos
servirá para OPTIMIZAR LAS COMPRAS por realizarlas de forma planificada, al
COMPARARLO con el stock de seguridad que tengamos marcado "según las cantidades
promedio de consumo mensual", o con las necesidades puntuales "para
responder a un pedido no usual de Cliente". Comprar algo innecesario afectará a las obligaciones de pago a
Proveedores, y por tanto, a las NECESIDADES DE LIQUIDEZ para pagar algo que NO
necesitamos. Y no comprar suficiente, puede afectar a la PLANIFICACIÓN DE LA
FABRICACIÓN y a los PLAZOS DE ENTREGA a Clientes.
-Cantidades Consumidas. Conocer
este dato, nos ayudará a PLANIFICAR LAS COMPRAS, ya que podremos calcular las
cantidades promedio consumidas por cada mes, con las que ajustar las cantidades
a Comprar, e incluso, marcar la cantidad de seguridad mínima "cantidad
mínima para responder al promedio de consumo, hasta que según plazo de entrega,
entre la nueva compra realizada". Estas
cantidades consumidas, serán la única parte de las Compras CONSIDERADA GASTO, el resto, será Inversión en Existencias
"pagar al Proveedor por una compra NO implica gasto", diferenciándose
la corriente de Cobros y Pagos, de la corriente de Ingresos y Gastos, lo cual, afecta al cálculo Real del Resultado de ese
periodo (Ingresos - Gastos necesarios para generar el ingreso = Beneficio o
Pérdida), porque si NO conocemos el Gasto
real que hemos sufrido, NO sabremos si hemos tenido beneficios o pérdidas.
-La Rotación. Este dato hace referencia al número de días
que permanece un Bien en el almacén "como promedio", y SI SON MUCHOS
LOS DÍAS DE PERMANENCIA "rotación baja o reducida", INDICARÁ QUE EL BIEN NO TIENE
DEMASIADA UTILIDAD. Conocerlo, nos ayudará a TOMAR DECISIONES con el objetivo de mejorar la Rentabilidad y la Liquidez.
La RENTABILIDAD se ve directamente afectada
por la rotación de activos (Rentabilidad Económica = Margen sobre Ventas X
Rotación del Activo), ya que como es lógico, cuantas más veces se Venda
"rotación alta de un Activo" (una Mercadería o un Bien fabricado) con
un margen de beneficio determinado, mayor será la Rentabilidad obtenida de ese
Activo. Además, tener Activos de Rotación reducida afectará al nivel de LIQUIDEZ, ya que tendremos Inversiones en
Existencias de Almacén "Activo", en vez de tener por ejemplo, saldos
en los bancos con los que hacer frente a las obligaciones de pago, lo que a su
vez, puede afectar al RESULTADO
(Beneficio o Pérdida) por tener la necesidad de anticipar o descontar las
facturas de Venta antes de su vencimiento "cargándonos el banco",
comisiones, intereses y demás Gastos Financieros.
-Precio Medio Ponderado "PMP". Este es un buen dato para VALORAR LAS
EXISTENCIAS DE ALMACÉN Y LOS CONSUMOS, porque en muchas ocasiones, es imposible
determinar qué Bien comprado es el que permanece y cuál es el que se consume o
vende (por ejemplo, cuando compramos tornillos en varias ocasiones y a
distintos precios, ¿cuáles son los que hemos consumido para la fabricación y a
qué precio los compramos?). Se obtiene al dividir el coste de cada una de las
compras realizadas de cada bien determinado, entre las cantidades de cada una de las compras realizadas "ejemplo": PMP de Tornillos
de M6 en el mes de Enero = ((Precio unitario Tornillo M6 x Cantidad comprada el 2 de Enero) + (Precio Tornillo M6 x
Cantidad comprada el 29 de Enero) / (Cantidad
comprada el 2 de Enero +
Cantidad comprada el 29 de Enero)).
Además, podremos ver y comparar los Precios Medios Ponderados a los que hemos
Comprado en los distintos meses "su FLUCTUACIÓN O VARIACIÓN mensual",
porque afectará directamente al
coste de nuestros bienes a vender, y por tanto, al MARGEN DE BENEFICIO O
PÉRDIDA a obtener.
-Valoración de la Inversión en Existencias y Valoración de los Consumos.
Para calcular de forma Real el RESULTADO en cada Periodo "mejor Mensualmente",
y saber si hemos tenido Beneficios o Pérdidas, debemos conocer todos los Costes de los Bienes que vendemos, por
ello, es "imprescindible" obtener la valoración de la partida de GASTO
en Materias Primas, Mercaderías, y otros Bienes Inventariables, (además del
resto de Costes imputables). Cómo hemos mencionado antes, GASTO es aquella
parte de las Compras que hemos consumido (utilizado para la fabricación o
vendido), lo NO utilizado y que aun tenemos en el almacén, es INVERSIÓN EN
EXISTENCIAS. El cálculo del CONSUMO Y POR TANTO DEL GASTO es igual a la
Valoración de las Existencias Iniciales + Valoración de las Compras -
Valoración de las Existencias Finales. Con estas valoraciones, se Regulariza
Contablemente con las partidas de Variación de Existencias "al cierre de
cada mes", dejando reflejado lo que tenemos invertido en Existencias y lo
que hemos consumido "Gasto o Coste" de explotación.
