LA IMPORTANCIA DE
GARANTIZAR LA TRAZABILIDAD (SUCESIÓN DE HECHOS DOCUMENTADOS COMO MEDIO DE
PRUEBA DE LAS OPERACIONES REALIZADAS) EN LAS PYMES Y AUTÓNOMOS
No solo hay que PROBAR LA
REALIDAD de ciertos hechos u operaciones ante una reclamación de Hacienda, sino
que también es habitual tener que hacerlo, cuando reclamamos "vía
Judicial" el cobro de una Factura de Venta a un Cliente que nos ha
impagado.
Además, uno de los
PRINCIPIOS FUNDAMENTALES "de obligado cumplimiento" para todas las
Empresas "incluidas Pymes y Autónomos", es garantizar la Realidad, Fiabilidad, Totalidad, y Oportunidad de la
información Económica y Tributaria. Esto, se consigue a través de la trazabilidad, concepto que hace
referencia al flujo de documentos relacionados con una operación, que dan
soporte y fundamentan el medio de prueba de la sucesión de hechos ocurridos.
Por ejemplo, en una
operación de Venta o Prestación de Servicios, los DOCUMENTOS relacionados "fundamentales"
para justificar y probar su realidad, pueden ser: El Pedido de Cliente, donde nos relaciona los bienes o servicios y
las fechas en los que los necesita; La
Oferta aceptada por el Cliente, donde le contestamos al pedido realizado,
relacionándole las características técnicas, precios y plazos de entrega; El Albarán de Entrega firmado, fechado
y con el D.N.I. del responsable que recibe los bienes o servicios; El Boletín y Factura del Transportista,
en el caso de haber utilizado estos servicios para la entrega; La Factura al Cliente con la relación
de los bienes o servicios entregados, precios, impuestos a repercutir, total a
pagar y, fecha de vencimiento e instrumento para realizar el pago; Aceptación del Cliente de domiciliación de
recibos SEPA en su cuenta, para el cargo de las ventas realizadas, si este
es el instrumento aceptado para el pago; Copia
del Pagaré recibido junto con la documentación del banco, donde se ingresa
para su cobro o se lleva al descuento, en el caso de que este sea el
instrumento de pago aceptado; Movimientos
y recibos de la Cuenta del Banco, donde se ha realizado el cobro de la
factura concreta, o en su caso, el movimiento y justificante de la devolución
por impago.
Muchas veces, estos
documentos NO SON GENERADOS por la Pymes y Autónomos, creyendo que no son
importantes y que así ahorran tiempo, y TAMPOCO SOPORTAN NINGÚN SISTEMA DE
CONTROL DE GESTIÓN para relacionarlos "dentro de cada operación" y
generar la trazabilidad requerida.
Lo cierto es que, tanto la generación de documentos "justificantes de las operaciones
realizadas", así como el mantenimiento de un Sistema de Control de Gestión "que aporte una pista de Auditoria
fiable sobre las actividades realizadas", son IMPRESCINDIBLES para GARANTIZAR
y PROBAR la Realidad, Fiabilidad, Totalidad y, Oportunidad de la Información
Económica "Principio Fundamental obligatorio".
Así por ejemplo, para RECLAMAR
JUDICIALMENTE el cobro de una Venta cuyo Cliente nos ha impagado a su
vencimiento, necesitamos probar la realidad de la venta realizada. En este
caso, se da prioridad al Albarán
"aceptado, fechado, firmado y, con el nº de D.N.I. de la persona
responsable que lo recibió" para probar que se han entregado los bienes o
servicios, además también demostraremos "con el resto de
justificantes", que se ha facturado con los precios y condiciones
aceptadas por el Cliente. Esta acción es obligatoria "en el caso de no
conseguir cobrar todo o parte", si queremos que Hacienda nos devuelva el
IVA ingresado repercutido en las facturas impagadas.
También, es VITAL tener
información Real, Fiable, Total y, Oportuna (todos los meses), con la garantía
de incorporar la totalidad de los ingresos
y gastos realmente ocurridos y aquellos otros devengados, para analizar la
situación Económica de nuestras Actividades y, poder TOMAR LAS DECISIONES
OPORTUNAS, que nos dirijan a conseguir Viabilidad
y Capacidad de Competir, haciendo sostenibles los Beneficios permanentemente en
el tiempo.
Otro
ejemplo se da, cuando HACIENDA NOS RECLAMA por creer que la información y
liquidaciones tributarias recibidas NO SON REALES. En esta situación habrá que probar que la información de
nuestras facturas "compras y Ventas", no es falsa. En el
artículo 8 del Reglamento de Facturación, se especifica que LA
AUTENTICIDAD DEL ORIGEN y la INTEGRIDAD DEL CONTENIDO de la factura, en papel o
electrónica, PODRÁN
GARANTIZARSE por cualquier medio de prueba admitido en Derecho, y en
particular, podrán garantizarse mediante LOS CONTROLES DE GESTIÓN USUALES DE LA ACTIVIDAD EMPRESARIAL
O PROFESIONAL del sujeto pasivo. Los referidos controles de gestión deberán permitir
crear una PISTA DE AUDITORÍA fiable que establezca la necesaria
conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que
la misma documenta.
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